"내가 만든 문서를 아무나 보지 못하도록 잘 보관할 수 없을까."

최근 연예인 X파일이 인터넷을 통해 급속히 전파되자 "문서보안"이 PC관리의
중요한 과제로 등장했다.
연예인 X파일 사건은 어떤 문서든 작성자나 관리자의 의지와 관계없이 유포될
경우 엄청난 피해가 나타날 수 있다는 교훈을 주고 있다.

많은 기업들이 방화벽 등을 통해 주요 문서의 복사나 외부 유출을 금지하고
있지만 인터넷이나 전자우편의 사용이 보편화되면서 이러한 제한에도 한계가
있다. 이러한 문제를 해결하기 위해 마이크로소프트 오피스 2003 프로페셔널
버전에선 개인이 손쉽게 문서보안을 관리할 수 있는 기능을 추가해 놓았다.

바로 "정보 권한 관리(IRM;Information Rights Management)"이다.

이를 이용하면 사용자는 문서별로 보기만 하거나 편집만 할 수 있는 권한,
또는 인쇄 전자우편을 통한 전달까지 가능케 하는 등의 권한을 부여할수 있다.
즉 IRM은 네트워크 보안 기술이 아니라, 문서를 읽거나 편집할 수 있는 등의
사용자의 권한을 제어한다.
이 때문에 문서나 전자우편의 메시지가 IRM을 통해 보호되면 외부로 유출된다
고 하더라도 접근과 사용이 제한되므로 불의의 사고를 미연에 방지할수 있다.

◆파일사용 권한설정

IRM은 워드나 엑셀, 파워포인트 문서 작업을 하는 중에 권한 관리 아이콘을
이용해 설정할 수 있다.
해당 문서에 읽을 권한과 변경 권한을 일일이 지정해 줄 수 있을 뿐만 아니라
언제까지 그 권한이 주어지는 지 등 권한만료 날짜와 인쇄 권한 등 세부적인
권한 설정도 가능하다.

어떤 문서를 특정한 사람만 보고 싶게 하고 싶다면 메뉴에서 "읽기"옵션에
그 사람의 이메일 주소를 넣어 주면 된다.
이렇게 설정된 문서는 다른 사람의 컴퓨터에서 읽으려 할 경우 파일을 열 수
없다는 메시지가 뜬다. 물론 복사나 프린트도 안된다.

사용권한 설정은 간단하다.

우선 워드나 엑셀, 파워포인트 문서를 열거나 만든 후, "파일"메뉴에서 "사용
권한"을 선택하고 다시 "배포 금지"를 클릭하면 된다.

여기서 "이 에 대한 사용 권한 제한" 확인란을 선택해 읽을 수 있는
권한만 줄 사람 또는 편집하는 권한까지 줄 사람의 이름이나 전자우편 주소를
입력하면 된다.

그 다음에 확인을 눌러 저장하면 된다.

"사용 권한" 대화상자에서 "기타"옵션을 클릭하면 문서 사용 만료 날짜를 지정
하거나 오피스 2003 이전 버전 사용자도 읽을 수 있게 하는 등 세부적인 권한
설정이 가능하다.

◆전자우편사용 권한설정

아웃룩의 IRM 기능을 이용하면 전자우편을 읽을 수 있는 사람을 지정할 수 있다
이렇게 하면 중요한 전자우편의 경우 그 내용을 봐서는 안되는 사람에게 배달되
지 않도록 할 수 있다.

받는 사람이 내용을 복사하거나 붙여넣기,인쇄,전달,편집을 못하도록 지정할 수
도 있다. 아웃룩 2003에서 사용 권한 설정은 "도구모음"에서 할 수 있다.
여기서 "사용 권한"아이콘을 선택하면 특정한 사람의 전자우편 메시지에 대해
권한을 제한할 수 있다.

권한을 해제하려면 이 아이콘을 한번 더 클릭하면 된다.

"도구모음"의 "옵션"메뉴를 이용하면 파일에서와 마찬가지로 역시 세부 설정
이 가능하다.
"배달"옵션에서 "다음 날짜 이후에 만료"를 선택하면 메시지를 볼 수 있는 날짜
와 시간을 제한할 수 있다.
이 경우 메시지가 만료되면 아웃룩 폴더에 메시지 머리글에 줄이 그어진 상태가
되어 머리글은 남아 있지만 메시지를 열 수는 없게 된다.

메시지 권한을 제한하지 않고 만료 날짜를 설정할 수도 있는데, 이때는 메시지
가 더 이상 유효하지 않다는 표시로 머리글에 줄이 그어져 표시되지만 내용은
읽거나 사용할 수 있다.
(한경뉴스제공)