- 업무관리시스템 e지원 가동…문서관리카드 바탕 ‘투명·효율행정’ 구현
대통령비서실이 ‘디지털 청와대’로 변신했다. 문서관리카드라는 새로운 개념을 도입해 이를 기반으로 하는 ‘업무관리시스템 e지원(e知園)’이 본격 가동되면서 지식정보사회에 맞게 ‘일하는 방식’에 일대 혁신을 가져왔다.
기존의 그룹웨어 등과는 달리 청와대 업무관리시스템 e지원은 2가지 체계, 즉 △행정의 투명성과 책임성을 확보하기 위한 문서관리 △공적행위를 철저하게 기록하는 기록관리가 골간을 이루고 있다.
먼저 문서관리시스템이란, 업무와 문서처리의 모든 처리과정을 표준화하고 디지털화할 수 있도록 구축한 시스템으로 문서관리카드를 바탕에 두었다. 문서관리카드를 작성하는 목적은 △문서처리 과정과 의사결정 과정을 관리해 업무의 투명성과 책임성을 확보하고 △문서의 생성에서부터 기록까지의 전 과정을 시스템으로 관리하기 위해 고안됐다.
이 같은 문서관리카드를 기반으로 하는 문서관리시스템은 다시 △온라인보고 △온라인회의 △지시사항관리 3가지 시스템으로 나눠져 업무처리과정을 한 눈에 알아볼 수 있게 하였다. 여기서 지시사항관리는 온라인보고와 온라인회의 과정에서 발생하는 대통령을 비롯한 수석비서관, 보좌관, 비서관 등의 지시사항을 관리하는 체계를 가리킨다.
한편 기록관리시스템은 문서관리를 통해 생산된 모든 공개, 비공개 문서를 관리하고 축적해 공적행위에 대한 기록이 유실되지 않고 철저한 기록되고 관리 가능한 체계를 마련하는 것에 목적을 두고 만들었다.
대통령비서실은 임기가 끝나면 영구 보존될 대통령기록을 전문기록관리기관으로 이관하되 국민이 적극 활용할 수 있는 방안을 함께 검토하고 있다. 뿐만아니라 국민들에게 공개해야할 자료들은 내부 공개심위위원회를 거쳐 적극 공개해 나갈 예정이며, 현재 기록관리프로세스와 시스템은 국제표준 기준에 맞게 개발 중이다.
새롭게 가동되는 청와대 업무관리시스템 e지원에 대한 기대효과는 자못 크다.
문서관리, 기록관리가 체계적으로 이뤄지면 △업무처리 및 의사결정이 빨라지고 △평가자료로 활용이 가능하며 △인수인계 때 필요한 자료를 별도로 작성할 필요가 없으며 △문서자체가 업무프로세스를 표준화하는 기본이 될 것이다.
청와대 업무관리시스템은 행정업무를 시스템화 하는 단순한 업무전산화가 아니라 시스템을 통해 일하는 방식을 개선하자는 것으로 대통령비서실이 행정업무의 기본 인프라를 개선해 나가는 혁신과제이다.
효율적 행정, 투명한 행정을 목표로 추진되는 이 같은 노력은 조만간 전 부처로 확산될 예정이다. 전문가 검증을 거쳐 올해 상반기에 행정자치부에서 시범 도입하고 이를 토대로 정부업무관리 표준모델을 만들어 각 부처에 확산할 계획이다.
▲ 그림 : e知園 시스템 도입 전·후 비교
[참고자료] 디지털 청와대로의 변신
